TIG Sports: Case Study

De uitdaging: Te veel handmatig acties

TIG Events heeft een naam voor zichzelf gevestigd in de wereld van grootschalige sportevenementen – jaar na jaar zijn ze verantwoordelijk voor de meeste opvallende ervaringen. Doordat er zo hard gegroeid werd was er geen tijd om stil te staan bij de juiste systemen om dit te faciliteren. Naarmate van tijd wordt het duidelijk dat de huidige processen en systemen niet meer passen bij de mate van complexiteit en omvang. Gesilodeerde gegevens, spreadsheetchaos en verspreide workflows begonnen de zaken voor hen te compliceren.

Het team wist dat een modern CRM de broodnodige duidelijkheid kon brengen – maar met grote evenementen in volle gang en geen interne CRM-expertise, hadden ze meer nodig dan alleen een aanbeveling. Ze hadden een partner nodig die met vertrouwen en snelheid kon evalueren, implementeren en begeleiden.

Dit is waar Best Byte instapte. We hebben keer op keer gezien hoe het juiste CRM groei kan ontgrendelen, maar we weten ook dat geen twee bedrijven (of evenementen) hetzelfde zijn. Het kiezen van de juiste tool is slechts een deel ervan. Succes ligt in het begrijpen van de nuance en het afstemmen van technologie op de manier waarop een bedrijf daadwerkelijk werkt.

De aanpak: Snelle ontdekking, op maat gemaakt

Elk Best Byte project begint met gestructureerde nieuwsgierigheid. Voor TIG Events betekende dat discovery workshops om de huidige situatie, het salesproces en de uitdagingen te begrijpen. De uitkomst: Belangrijke informatie leefde in het geheugen, gesprekken waren begraven in chats en e-mails, en rapportage ontbrak aan consistentie. Het is een veelvoorkomende situatie, maar een die we altijd met frisse ogen benaderen.

Het directe doel? Een CRM die het grootste deel van hun huidige behoeften kon dekken, terwijl het wordt voorkomen dat er eindeloos geanalyseerd wordt. We keken vooruit en hielpen TIG zich voor te stellen hoe het systeem in de toekomst met hen mee kon groeien, door waarde toe te voegen via marketingautomatisering, facturering en rijkere rapportage.

Want hoewel het oplossen van de problemen van vandaag belangrijk is, is het voorbereiden op de complexiteit van morgen wat onze klanten voorbereidt op echte groei.

Met live-evenementen in volle gang wisten we dat elke oplossing on-the-fly moest worden geadopteerd. Dat is waar ons rigoureuze selectieproces in beeld kwam.

We selecteerden platforms in vier belangrijke categorieën:

1. Alles-in-één marktleiders

2. Alleen-CRM-specialisten

3. Lokale kampioenen

4. Disruptors met hoog potentieel

Elke optie werd gescoord, gebenchmarkt en onder druk getest tegen de specifieke behoeften van TIG, met een scherp oog voor één kritieke factor: snelheid naar waarde met minimale configuratie. We kozen niet zomaar wat er op papier goed uitzag. We kregen CRM-leveranciers zover dat ze diepgaand met de briefing omgingen, om ervoor te zorgen dat de pasvorm niet alleen in theorie, maar ook in de praktijk zou werken.

De transformatie: Een CRM , veel overwinningen

Het resultaat? Een op maat gemaakt, configureerbaar CRM dat de verkoop en het accountbeheer van TIG Events eindelijk onder één dak brengt.

Geen data sprawl meer. Geen zoeken meer in inboxen en WhatsApp-gesprekken naar conceptvoorstellen of contacten. Van prospect tot factuur werkt iedereen nu vanuit één enkele bron van waarheid, met behulp van evenementspecifieke pipelines die zijn ontworpen voor de manier waarop TIG zijn bedrijf runt.

Automatiseringen nemen het zware werk over en dealfases worden automatisch bijgewerkt, herinneringen worden automatisch verstuurd, en het team kan zich richten op wat ze het beste doen: partnerschappen opbouwen.

Het management heeft live dashboards binnen handbereik die realtime inzicht geven in omzetprognoses, ticketverkoop en resource-allocatie.

De rimpelende effecten waren krachtig:

• Handmatige invoer en foutgevoelig dubbel werk? Verleden tijd.

• Waardevolle uren per week teruggewonnen? Absoluut.

• Duidelijk overzicht over elk evenement? Game-changing.

• Kennis opgesloten in iemands hoofd? Niet meer.

TIG Events heeft niet alleen "een systeem gekregen", ze hebben een fundament voor groei gelegd, met een CRM dat hun tempo evenaart.

De conclusie: Geboud om te schalen, klaar om te bewegen

Na enkele gerichte weken van begeleide ontdekking en platform evaluatie, ging TIG Events met meer dan alleen een CRM naar huis. Ze kregen de duidelijkheid, het vertrouwen en de structuur om hun evenementen bedrijf vandaag te optimaliseren, terwijl ze plannen maakten om dit momentum vast te houden en in de toekomst te schalen.

Bij Best Byte helpen we teams niet alleen om bij te benen. We helpen ze vooruit te komen.